Au cours de l’année écoulée, de plus en plus d’entreprises fonctionnent avec des équipes distantes et hybrides.
Cette évolution s’accompagne de l’apparition de logiciels qui rendent possibles une communication et une collaboration vidéo sans faille.
Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, la vidéoconférence est probablement devenue un élément important de votre communication avec vos collègues, vos clients, vos prospects, etc.
Alors, de quel équipement avez-vous besoin pour avoir ces conversations en temps réel par vidéoconférence ?
Et comment décider ce qu’il faut absolument avoir pour la vidéoconférence et ce qu’il faut juste avoir ?
4 défis courants rencontrés dans une salle de réunion virtuelle (que vous pouvez résoudre avec le bon équipement !)
Les espaces de réunion en ligne et la technologie permettent de connecter les équipes plus efficacement que jamais auparavant. Mais comme toutes les bonnes choses, la vidéoconférence présente des difficultés si vous ne disposez pas de la bonne configuration.
Mauvaise connectivité
Les logiciels de visioconférence permettent aux membres de votre équipe, qu’ils soient à distance ou au bureau, de collaborer facilement, mais uniquement si vous disposez d’une bonne connexion Internet. Personne n’a envie de souffrir d’une conférence téléphonique poussive, alors avant de commencer, vérifiez votre connexion Internet !
Les employés qui participent à une réunion vidéo au bureau n’auront peut-être aucun problème de connexion, puisqu’ils seront connectés directement par le réseau de l’entreprise. Mais les travailleurs à distance sont à la merci de leurs propres appareils et installations.
Logiciels incompatibles
Ce n’est un secret pour personne que les solutions de vidéoconférence sont excellentes pour connecter une main-d’œuvre éloignée et dispersée. Mais les travailleurs à distance et la flexibilité du BYOD (bring-your-own-device) posent de nouveaux défis. Plus les appareils utilisés par chacun sont nombreux, plus il est difficile d’obtenir une expérience homogène.
C’est l’une des raisons pour lesquelles les plateformes « tout-en-un » deviennent si populaires. Il est tout simplement préférable d’avoir un logiciel qui vous permet de passer un appel téléphonique, d’organiser une vidéoconférence et d’envoyer un message à votre équipe, le tout en un seul endroit.
Plus besoin de basculer entre différentes applications et de se connecter à cinq outils différents.
La plupart des outils de vidéoconférence vous permettent de participer à une réunion en ligne à partir d’un navigateur Web, ce qui est très bien car vous n’avez rien à télécharger.
Mais saviez-vous qu’il existe des applications de vidéoconférence qui vous permettent même d’organiser une réunion à partir d’un navigateur Web (avec toutes les fonctionnalités que vous auriez eues dans l’application de bureau ou mobile) ?
Fuseaux horaires
L’un des plus grands défis pour une équipe à distance dispersée sur différents fuseaux horaires ? Vos appels de visioconférence doivent être programmés à une heure qui convient à tout le monde (ou au plus grand nombre de participants possible).
👉 Astuce : Si vous utilisez des outils tels que Google Calendar pour planifier vos réunions vidéo, l’avantage est que vous pourrez voir les calendriers et les fuseaux horaires des autres personnes pendant que vous créez l’invitation.
Sécurité
Votre entreprise doit protéger ses données et celles de ses clients. Et chaque fois que vous faites des affaires en ligne, vos données sont en danger. Vous avez probablement entendu parler de toutes les histoires où des personnes ont piraté des réunions Zoom et harcelé les participants ou posté des messages obscènes sur le partage d’écran.
Il existe quelques règles de base pour éviter que cela ne se produise (ou du moins pour en minimiser les risques).
La première consiste à s’assurer que votre logiciel de visioconférence est doté de fonctions de sécurité, comme les réunions protégées par un mot de passe.
Vous pouvez également rechercher des fonctions qui permettent à l’hôte de la réunion de couper le son des participants, d’expulser les participants indésirables et de verrouiller la réunion après l’arrivée des participants.
Ces caractéristiques de base vous permettront d’empêcher les personnes non invitées d’assister à vos réunions et de maintenir un bon niveau de sécurité de base.
Bon, maintenant que nous avons éliminé ce point, examinons l’équipement et le matériel dont vous aurez besoin.
Équipements indispensables (et quelques accessoires) pour la vidéoconférence
Si vous faites de la visioconférence pour le travail, en particulier si vous devez rencontrer des clients et des prospects, vous avez besoin d’un son et d’une vidéo de qualité. Il ne s’agit pas d’un appel Skype familial ordinaire, après tout. Voici quelques éléments à prendre en compte.
Une bonne caméra
Vous avez probablement déjà utilisé une webcam. Et vous avez probablement déjà été confronté à des vidéos hachées ou pixelisées, ce qui n’a pas été une expérience très agréable.
Mais lorsque vous organisez une vidéoconférence avec un client, il est probablement préférable de ne pas laisser la qualité de la vidéo aux webcams intégrées des ordinateurs portables.
En fonction de vos préférences et des attentes de vos clients ou prospects, vous voudrez au moins une vidéo HD, et peut-être même une fidélité 4K.
Pour ceux d’entre nous qui évoluent dans des environnements hybrides, les caméras pour salles de visioconférence doivent offrir une bonne flexibilité quant à la manière dont elles peuvent être installées et à l’endroit où elles peuvent l’être. Si vous achetez des caméras de conférence, recherchez des éléments tels que des points de vue réglables, des angles larges et des télécommandes. (Oh, et assurez-vous d’avoir les bons câbles et dongles pour la salle de conférence. Vous ne voulez pas avoir tout monté et installé, pour vous rendre compte qu’il vous manque un câble HDMI).
Casques et haut-parleurs
En ce qui concerne les écouteurs, ils ne sont pas techniquement indispensables car votre ordinateur portable ou de bureau est probablement équipé de haut-parleurs intégrés.
Mais si vous êtes amené à entrer et sortir des salles de réunion ou à prendre des appels de vidéoconférence en déplacement, vous en aurez besoin. (De plus, ils constituent un excellent moyen d’éliminer l’écho du micro pendant les vidéoconférences et les audioconférences).
Conseil : voici quelques-uns des meilleurs casques pour les vidéoconférences.
Microphones
Lors d’une réunion, il est essentiel que l’autre personne de la réunion puisse vous entendre clairement.
En général, vous aurez besoin de différents microphones pour différents espaces. Par exemple, les micros de salle de conférence doivent avoir une portée de 360 degrés afin de pouvoir capter la voix de n’importe qui, où qu’il soit assis dans la pièce.
Certains casques sont équipés de micros qui suppriment automatiquement les bruits de fond. Recherchez cette fonction si vous savez que vous ne pourrez pas toujours organiser vos réunions dans un endroit relativement calme.
En ce qui concerne les arrière-plans (sur le plan visuel), si vous n’avez pas l’occasion de nettoyer votre bureau avant une réunion, les arrière-plans virtuels et la fonction de flou peuvent vous y aider.
Télécommandes (pratique)
Pour mieux contrôler les systèmes de la salle de conférence, vous aurez probablement besoin d’une télécommande. Ces télécommandes peuvent vous permettre d’activer des fonctions telles que le partage d’écran, le passage à la diapositive suivante d’une présentation, le réglage des haut-parleurs, etc.
Tableaux intelligents (pratique)
Un smartboard est en fait un tableau blanc électronique et constitue un excellent complément à toute salle de vidéoconférence qui sera utilisée pour des activités telles que les sessions de brainstorming.
Ils existent en plusieurs tailles et dimensions pour s’adapter aux petites et moyennes salles de conférence.
Si vous ne pouvez pas installer un tableau physique dans votre salle de réunion, il existe d’autres outils de collaboration et applications de tableau blanc. Par exemple, Miro vous offre, à vous et à votre équipe, un tableau blanc virtuel sur lequel vous pouvez dessiner tous ensemble, sur vos écrans d’ordinateur. Il s’intègre à des outils pour permettre aux équipes distribuées de tenir des sessions de tableau blanc virtuel en ligne.
Très bien, maintenant que nous avons une liste d’achats de base, examinons l’équipement de vidéoconférence réel.
Quelques-uns des meilleurs équipements de vidéoconférence du marché : 5 options pour différents budgets
En matière d’équipement de vidéoconférence, il n’existe pas de solution unique. Chaque entreprise devra peser le pour et le contre des différentes marques et modèles… Voici quelques-uns de nos préférés.
Poly (anciennement Polycom) Studio X30 et X50
Poly (qui s’appelait autrefois Polycom) est l’un des leaders mondiaux des équipements de vidéoconférence. Les webcams Studio X30 et X50 sont conçues pour les petits espaces de réunion et les grandes salles de conférence.
Quelques-unes de leurs principales caractéristiques :
Un champ de vision incroyable de 120 degrés pour capturer l’ensemble de la salle de réunion.
La X30 est idéale pour les salles comptant jusqu’à six personnes, tandis que la X50 peut accueillir des groupes plus importants, jusqu’à 10 personnes.
Zoom 4x et 5x, respectivement
Microphone à 15 et 25 pieds, respectivement.
NoiseBlock AI élimine et réduit le bruit de fond
Tableau blanc et annotation avec Poly Pano pour quatre utilisateurs à partager sans fil
La haute performance et la conception flexible sont optimales pour les grandes salles de réunion et les entreprises qui dépendent fortement de la vidéoconférence et des webinaires. Le prix débute à 1459 € et ne conviendra probablement pas à de nombreuses petites et moyennes entreprises (mais l’investissement peut en valoir la peine à long terme en raison de ses capacités très flexibles).
Avantages :
- Visioconférence de niveau entreprise à un prix plus abordable
- Suivi et cadrage automatiques de nouvelle génération pour que l’orateur soit toujours au point.
- À l’épreuve du temps (ou presque)
- Partage facile des écrans (avec ou sans fil) à partir de n’importe quel appareil.
Contre :
Ce n’est pas la meilleure option si vous avez une grande salle de conférence.
Poly RealPresence Group 700
L’une des offres haut de gamme de Poly est la série Group 700. L’objectif du RealPresence Group 700 est de fournir une flexibilité ultime avec une collaboration vidéo, audio et de contenu de niveau entreprise. Cela inclut la vidéo 1080p simultanée avec la caméra vidéo EagleEye et le partage de contenu.
Quelques-unes des principales caractéristiques :
La caméra vidéo fournit des visuels grandeur nature de haute qualité avec un incroyable zoom 12x et un adaptateur d’objectif grand angle en option pour une solution de salle de conférence parfaite.
Le Poly EagleEye Producer utilise des algorithmes de suivi du visage pour cadrer avec précision tous les participants ou la personne qui parle dans la salle.
L’EagleEye Director II permet un suivi très performant des orateurs, avec des expressions faciales et un langage corporel détaillés, pour une meilleure compréhension du contexte et une collaboration plus productive.
Composition d’une seule touche à partir d’un calendrier intégré
Également doté de NoiseBlock AI, qui élimine et réduit les bruits de fond.
Tableau blanc et annotation avec Poly Pano pour quatre utilisateurs qui peuvent partager sans fil.
La haute performance et la conception flexible sont optimales pour les grandes salles de réunion et les entreprises qui dépendent fortement de la vidéoconférence et des webinaires. Le prix débute à 17 554 € et ne conviendra probablement pas à de nombreuses petites et moyennes entreprises (mais l’investissement peut en valoir la peine à long terme en raison de ses capacités très flexibles).
Avantages :
- Vidéo-conférence de niveau entreprise
- Excellente flexibilité et outils de collaboration
- A l’épreuve du temps (ou presque)
- Idéal pour les grandes salles de conférence
Inconvénients
- Prix exorbitant
- Seulement quatre à huit participants vidéo selon les options
Logitech MeetUp
La caméra Logitech Meetup est une caméra de conférence intuitive et élégante, conçue pour les petits espaces comme les salles de réunion :
Ne le jugez pas à sa taille ! Sous une forme minuscule se cache un système puissant qui vous offre une expérience audio et vidéo de haute qualité.
Caractéristiques :
Caméra 4K Ultra HD avec zoom 5x compatible avec 1080p et 720p pour prendre en charge au mieux votre application et votre moniteur.
La caméra dispose d’un champ de vision de 120 degrés grâce à un objectif super grand angle qui permet de garder tout le monde dans le cadre d’une petite pièce.
La technologie Logitech RightSound comprend un réseau de microphones à formation de faisceau qui capture la parole, ajuste automatiquement le volume de la voix et supprime le bruit.
Oreillette Bluetooth pour les appels audio
Le design compact du Logitech Meetup est parfait pour les entreprises qui ont besoin de connecter de petites équipes. Son prix de 612 € est beaucoup plus abordable que celui du Polycom 700 Series, et c’est un bon rapport qualité-prix pour la qualité vidéo et audio que vous obtenez. Si vous cherchez un outil de collaboration vidéo de base qui fait le travail, c’est celui qu’il vous faut.
Avantages :
- Ne prends pas beaucoup d’espace de travail
- Vidéo de très haute qualité
- Compatible avec différents logiciels
Inconvénients :
- Il peut être nécessaire d’acheter un support TV
- Pas pour les espaces moyens et grands
Panasonic KX-VC300
Le système de vidéoconférence KX-VC300 offre une communication point à point de haute qualité. Cela signifie que les réunions peuvent être organisées facilement d’un appareil Panasonic à un autre.
Avec le KX0-VC300, vous bénéficiez d’une conversation stéréo bidirectionnelle fluide et d’un MCU extensible jusqu’à quatre connexions. Le système possède une interface assez conviviale et des options personnalisables :
Caractéristiques :
Vidéoconférence en 1080i ou 720p
Audio duplex intégral avec annuleur d’écho ainsi qu’une installation de réduction du bruit en option
S’intègre bien aux caméras, microphones et autres appareils Panasonic
Une seule télécommande pour tous les appareils
Interopérabilité avec d’autres systèmes de vidéoconférence.
Nombreuses options de disposition de l’écran, entièrement contrôlables par télécommande
Le système de conférence Panasonic KX-VC300 est idéal pour les entreprises qui recherchent une vidéoconférence point à point sécurisée. Il est facile à installer et à utiliser, mais n’est pas doté de nombreuses fonctionnalités. Le coût du système dépendra de l’équipement dont vous disposez déjà, puisqu’il est destiné aux entreprises qui utilisent déjà Panasonic, et vous devrez contacter Panasonic pour obtenir des informations sur les prix.
Avantages :
- Vidéoconférence point à point
- Disposition flexible des écrans
- Interopérabilité
Inconvénients :
- Peut-être cher
- Fonctionne mieux si vous êtes déjà un client Panasonic.
- Conçu pour les entreprises, pas vraiment pour les travailleurs à distance
- Pas d’option vidéo 1080p
Logitech BCC950
Le BCC950 est l’un des équipements de vidéoconférence les plus abordables proposés par Logitech. Ce système de conférence tout-en-un est doté d’une webcam et d’un haut-parleur plug-and-play, et la configuration est idéale pour les petites pièces ou les équipes de une à quatre personnes :
Son format compact permet de l’utiliser facilement sur n’importe quel bureau ou table de conférence (et à la maison).
À première vue, le BCCC950 peut sembler un peu étrange, mais la caméra motorisée est positionnée parfaitement à hauteur des yeux pour une vidéo HD et un haut-parleur omnidirectionnel permet de s’assurer que tout le monde dans la pièce peut entendre clairement.
Cet appareil conviendrait bien comme élément d’un système de salle de conférence, et il est conçu pour fonctionner avec la plupart des applications de vidéoconférence populaires.
Caractéristiques :
Full HD 1080p 30fps avec un champ de vision de 78° et un zoom 1.2x en HD ou 4x en SD
Technologie Rightlight 2 pour une clarté parfaite, même dans les environnements à faible luminosité
Microphone anti-bruit d’une portée de 2,4 m
Aucune installation n’est nécessaire, il suffit de le brancher sur n’importe quel Mac ou PC.
Connectivité Bluetooth pour les écouteurs
Télécommande portative pour la caméra, le haut-parleur audio et la coupure du microphone.
Compatible avec la plupart des applications de vidéoconférence
Le Logitech BCC950 est vendu au prix de 149 €, ce qui n’est pas mal du tout étant donné qu’il est bien conçu pour la vidéoconférence dans les salles de réunion avec de petits groupes de personnes. C’est un système tout-en-un très pratique qui peut être déplacé dans le bureau pour toutes les petites réunions.
Pour :
- Plug-and-play
- Très portable
- Livré avec une télécommande
Inconvénients :
- Ne convient pas aux grands espaces
- Conçu uniquement pour un à quatre utilisateurs
AVer VC520 Pro2
AVer est un grand nom en matière d’équipement de vidéoconférence. Qu’il s’agisse de caméras USB, de caméras de conférence complètes ou de tableaux blancs intelligents, AVer propose une multitude de forfaits conçus pour les entreprises et les grandes sociétés :
Caractéristiques :
Zoom total 18X (12X optique + 6X numérique)
AVer SmartFrame, qui modifie automatiquement la mise au point de la caméra et suit le présentateur dans chaque zone » sauvegardée « .
Sony True WDR
Streaming vidéo IP
Le pack Pro2 est un système de conférence de qualité professionnelle conçu pour les salles de conférence de taille moyenne à grande. Il est livré avec une caméra de haute qualité et un haut-parleur full-duplex que vous pouvez emmener pratiquement partout.
Avantages :
- Se branche sur un port USB
- Facile à installer et portable
- Livré avec une télécommande
Inconvénients :
- Ne convient pas aux petits espaces
- Le prix est élevé
Vous n’êtes toujours pas convaincu ? Voici 5 avantages de la vidéoconférence
Si vous travaillez au sein d’une équipe distante ou hybride, vous savez déjà à quel point la visioconférence est importante pour aider les membres de l’équipe à rester connectés.
Voici d’autres avantages de la vidéoconférence à prendre en compte.
Il est plus facile pour chacun de rester engagé
Il n’est pas toujours facile de réunir tout le monde dans la même pièce. Et puis, il y a toujours les conférences téléphoniques en mode audio seulement.
Et même si cela est vrai, il y a certains types de conversations qui doivent se dérouler par vidéoconférence. Qu’il s’agisse de conversations en tête-à-tête ou de réunions plus sérieuses sur les ressources humaines ou les performances des managers et des employés, certains sujets sensibles sont mieux communiqués en face-à-face.
C’est un moyen plus efficace de communiquer
Messages texte, chats de groupe, e-mails, appels téléphoniques. Ce sont des choses que nous utilisons tous les jours. Et aujourd’hui, beaucoup ne peuvent imaginer un monde sans eux.
Mais des recherches ont montré qu’environ deux tiers de la communication est non verbale ! Les indices non verbaux, le contact visuel, les gestes des mains et les expressions faciales donnent beaucoup plus de contexte et d’informations dans les conversations – et si vous avez déjà eu une longue conversation par e-mail avec quelqu’un qui aurait pu se contenter d’une vidéoconférence de deux minutes, vous savez de quoi nous parlons.
Il est essentiel pour les entreprises qui ont des clients et des employés dans le monde entier.
Il n’y a pas moyen d’y échapper : si votre entreprise a une équipe ou une clientèle internationale (ou envisage de le faire), vous avez besoin de la vidéoconférence.
Même si votre entreprise n’est pas encore internationale, avez-vous déjà demandé à vos clients s’ils souhaitaient venir vous rencontrer à votre bureau ? Certaines personnes ont de longs trajets à faire et, que vous pensiez à la commodité pour vos clients ou votre propre personnel, l’attente de la possibilité de se rencontrer par vidéoconférence va continuer à croître.
Et il sera crucial de disposer d’un équipement de vidéoconférence pour répondre à ces attentes.
Elle vous aide à conserver vos employés
À ce propos, aujourd’hui, de plus en plus d’employés privilégient la flexibilité du travail avant tout.
Une enquête récente a révélé que près d’un travailleur à distance sur quatre aux États-Unis souhaite que ses possibilités de travail flexible deviennent permanentes. (Croyez-nous, ce ne sont pas les enquêtes de ce type qui manquent et qui ont toutes abouti à des résultats similaires).
La vidéoconférence vous donne, à vous et à vos employés, cette flexibilité – et les rendra heureux.
Elle vous permet de rester compétitif (ou même de prendre de l’avance)
Si vous voulez que votre entreprise réussisse, vous avez besoin des meilleures personnes pour ce travail.
Alors que les attitudes à l’égard du lieu de travail évoluent et que les entreprises ont accès à des talents qui ne se trouvent pas uniquement dans leur voisinage immédiat, la visioconférence devient l’une des clés qui vous permettront d’offrir une culture d’entreprise privilégiant l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
En outre, le fait d’embaucher des membres de l’équipe à distance permettra à votre organisation de recruter dans un plus grand vivier de talents et le fait de proposer une forme de travail hybride séduira la génération Z, en plein essor.