Comment construire une culture forte de travail à distance ?

Ne nous voilons pas la face. Les entreprises et les organisations se tournent vers le travail hybride et à distance depuis un certain temps déjà. (Bien sûr, la pandémie a peut-être accéléré les choses, mais ce n’est pas un phénomène nouveau).

Et même si beaucoup d’employés disent qu’ils aiment le travail à distance, il y a un grand défi du point de vue de l’entreprise : comment pouvez-vous nourrir et continuer à construire une culture d’entreprise forte quand tout le monde est éparpillé dans le monde ?

Dans ce guide, je vais vous expliquer comment on construit la culture de son équipe à distance.

Pour tout vous dire, comme la plupart des initiatives ambitieuses et audacieuses menées à l’échelle de l’entreprise, il s’agit toujours d’un travail en cours. Voici un aperçu de ce que nous avons appris et de la manière dont nous nous y prenons pour développer cette culture.

Qu’est-ce que le travail à distance ?

Le travail à distance est essentiellement le fait pour les employés d’une entreprise d’effectuer leur travail en dehors du siège principal ou du bureau physique. Dans la plupart des cas, ils travaillent à domicile, mais en réalité, ils peuvent travailler où ils le souhaitent.

Certaines entreprises peuvent être entièrement à distance, sans aucun local physique, tandis que d’autres fonctionnent selon un modèle hybride dans lequel les employés partagent leur temps entre le bureau et la maison, ou bien il peut y avoir une combinaison de personnel basé en permanence au bureau et à distance.

Souvent, les entreprises entièrement distantes louent des espaces de bureau, comme les bureaux WeWork, où les employés peuvent se réunir occasionnellement pour des réunions avec des clients ou des projets qui nécessitent un contact personnel.

Qu’est-ce que la culture du télétravail ?

Considérez la culture du télétravail comme une extension de la culture globale de votre entreprise, qui englobe tout : les valeurs et les attentes de votre équipe, la façon dont les employés communiquent, leurs habitudes et leurs comportements, etc.

Vous pouvez utiliser des outils et des flux de travail similaires à ceux des autres entreprises, mais chaque entreprise a sa propre culture.

Bien sûr, il est beaucoup plus difficile de maintenir une culture forte lorsque tout le monde est dispersé aux quatre vents, mais cela en vaut la peine – les entreprises qui investissent dans cette philosophie ont tendance à avoir moins de roulement de personnel et des bénéfices plus élevés.

Astuce : Un élément sous-estimé de la culture d’entreprise que vous pouvez maintenir, même avec une équipe à distance ? La fontaine à eau ! Apprenez-en plus sur la façon de mettre en place une fontaine à eau virtuelle.

Quelques exemples d’entreprises adoptant des pratiques de travail à distance

On entend souvent dire que les entreprises « s’orientent vers le travail à distance », mais qu’en est-il des entreprises du secteur de la santé ou des centres d’appels qui, traditionnellement, travaillent surtout dans les bureaux ?

Après tout, toutes les entreprises ne sont pas des centres d’assistance ou des entreprises technologiques qui peuvent organiser des appels vidéo depuis leur domicile.

Ravi que vous posiez la question. Voici quelques exemples de la manière dont des équipes à distance dans différents secteurs d’activité créent une culture positive, même avec des équipes distribuées !

Le Financial Times
Avec une équipe qui comprend des professeurs à New York et des développeurs de programmes à Paris, l’équipe du Financial Times est à plus de 50 % à distance (et cette proportion ne cesse d’augmenter).

« Décrocher un téléphone de bureau est désormais une nouveauté », déclare Lee Arthur, leur directeur général. « Nos employés s’attendent à parler avec les clients sur leurs smartphones, ordinateurs portables ou tablettes. »

Code 42
Avec plus de 500 employés et quelques bureaux internationaux dans le monde, Code 42 savait qu’il voulait investir dans la création d’une forte culture à distance – et il savait aussi où il ne voulait pas investir. « Nous ne voulions plus consacrer beaucoup de temps, d’énergie et de ressources à la téléphonie », explique Jerod Lindblom, leur vice-président informatique. « Nous voulons que tout le monde puisse travailler de n’importe où ».

Pourquoi est-il important de créer une culture saine du travail à distance ?

Elle aide vos employés à distance à se sentir connectés

Il est indéniable que les employés à distance ne bénéficient pas de l’aspect social d’un environnement de travail traditionnel – les discussions à bâtons rompus, les blagues de bureau et autres éléments « invisibles » qui améliorent le travail d’équipe en coulisse.

Travailler dans l’isolement peut être solitaire et ennuyeux lorsque vous passez toute la journée sans contact direct avec un autre être humain. Favorisez une culture qui encourage les employés à prendre des nouvelles les uns des autres et à rester connectés.

Cela contribue à l’engagement général des employés et à leur fidélisation

Les équipes sont plus productives lorsque les employés s’entendent bien, ont un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et sont heureux et épanouis dans leur travail. Et surtout, ils restent plus longtemps avec vous.

Un pourcentage incroyable de 85 % des entreprises affirment que les politiques de flexibilité à distance ont amélioré leur productivité globale, ce qui n’est pas surprenant.

Il faut garder à l’esprit que les équipes entièrement distantes et les équipes hybrides ont des défis légèrement différents. Une bonne culture de travail hybride doit faire de l’intégration des employés distants et des employés en poste une priorité, ce à quoi les équipes entièrement distantes n’ont pas à faire face (bien qu’elles aient d’autres obstacles à surmonter).

Elle vous aide à recruter des candidats plus solides

L’un des principaux avantages du travail à distance est qu’il vous permet de recruter de nouveaux employés partout dans le monde, ce qui vous permet d’attirer les meilleurs talents et une équipe plus diversifiée. Votre culture à distance joue un rôle important dans la création d’une entreprise pour laquelle les gens ont envie de travailler. En fait, 83 % des employés affirment que la culture est un facteur déterminant lorsqu’ils doivent choisir une entreprise.

En promouvant votre culture unique, vous attirerez des candidats qui sont non seulement très performants, mais aussi en phase avec vos valeurs fondamentales.

Lorsque nous recrutons des candidats à distance, nous utilisons la fonction de vidéoconférence pendant l’entretien ! Ainsi, nous pouvons à la fois leur montrer comment notre produit est conçu pour le travail à distance, mais aussi mettre notre propre création à l’épreuve !

4 signes d’une culture saine à distance

La culture d’entreprise n’est pas toujours créée à dessein. Elle se développe souvent de manière organique, au fur et à mesure que les gens travaillent côte à côte. Dans le cas du travail à distance, il est essentiel que vous créiez intentionnellement un fort sentiment de culture qui soude les équipes dispersées.

Voici quelques éléments cruciaux auxquels vous devez prêter attention :

Des attentes claires et bien gérées

Les gens ne lisent pas dans les pensées. Si vous voulez qu’ils fassent quelque chose d’une certaine manière, vous devez le leur dire ! Comme pour de nombreux aspects du monde des affaires, une communication claire est au cœur d’une équipe performante et productive. Et c’est deux fois plus vrai pour le travail à distance.

Pour les managers et les directeurs, la première étape d’une culture saine du travail à distance consiste à définir des attentes claires sur la manière dont les choses vont fonctionner. Que peuvent-ils attendre des employés, et que peuvent attendre d’eux leurs subordonnés directs ?

Et d’un point de vue RH : Les travailleurs à distance doivent-ils effectuer des heures spécifiques chaque jour ou peuvent-ils établir leur propre calendrier ? Recevront-ils une allocation pour l’équipement de leur bureau à domicile ?

Décidez quels canaux de communication doivent être utilisés à quelles fins. En général, il s’agit de l’e-mail pour les documents officiels, de la messagerie instantanée pour les discussions informelles et des conférences téléphoniques pour les réunions mensuelles.

Des outils de communication faciles à utiliser (qui sont réellement utilisés !)

Pour que les employés distants puissent rester connectés facilement, vous avez besoin des bons outils. Qu’il s’agisse d’un logiciel de gestion de projet, d’un système téléphonique d’entreprise ou d’une plateforme UCaaS, vos employés doivent pouvoir se parler même s’ils ne sont pas au bureau.

Et nos clients, prospects et même candidats à l’emploi l’apprécient également, puisqu’ils peuvent participer à une vidéoconférence avec notre équipe sans avoir à télécharger quoi que ce soit. Il leur suffit de cliquer sur un lien pour se joindre à nous depuis leur navigateur web (disons que les entretiens se déroulent beaucoup plus facilement) :

TL ; DR – Une main-d’œuvre éloignée doit être équipée d’outils adaptés à l’éloignement ! Conseil supplémentaire… Plus ces outils sont intuitifs et faciles à utiliser, plus les gens sont susceptibles de les utiliser.

Une communication transparente

La transparence sur le lieu de travail est essentielle pour instaurer une culture de la confiance, et elle doit venir du sommet. Nous avons mentionné l’importance d’attentes claires, mais les managers devraient également organiser régulièrement des réunions virtuelles avec leurs employés à distance.

Le chat vidéo est parfait pour cette communication en face à face, que ce soit en tête-à-tête ou lors d’une réunion d’équipe.

L’un des problèmes que pose le travail à distance est que les employés sont souvent dispersés sur différents fuseaux horaires, ce qui signifie que tout le monde ne peut pas assister aux réunions de l’entreprise.

Dans ces situations, il est bon d’enregistrer ces réunions et d’en avoir des transcriptions pour les personnes qui n’ont pas pu y assister.

Astuce : Favorisez une communication ouverte en utilisant des fils de discussion de groupe plutôt que des DM pour communiquer des informations (sauf si le message doit être privé, bien sûr). Une culture de la transparence permet de briser les silos et d’améliorer la collaboration inter-équipes, car elle donne la priorité au fait de donner à chacun une vue à 360 degrés de ce qui se passe dans l’entreprise.

Appartenance et inclusion

Cela va sans dire, mais pour établir la confiance, il est important de s’assurer que vos employés à distance se sentent à leur place, quelle que soit leur race, leur identité de genre ou leur orientation sexuelle.

Les entreprises abordent souvent cet aspect en proposant des formations sur la diversité et l’inclusion, et en créant des groupes de ressources pour les employés (ERG).

7 conseils pour construire une culture à distance réussie

D’une certaine manière, c’est plus facile si vous êtes une entreprise entièrement à distance, car il n’y aura pas de disparité entre le personnel à distance et le personnel en poste. Quoi qu’il en soit, voici quelques conseils pour créer une culture à distance réussie.

  1. Définissez ce à quoi ressemble votre culture (et sous-culture) à distance
    Première étape : Réfléchissez à ce que vous voulez que votre culture à distance soit, en termes de styles et de pratiques de travail. Cette définition doit s’aligner sur les valeurs fondamentales de votre entreprise, afin que chacun comprenne les objectifs que vous cherchez à atteindre.

Réfléchissez à la manière dont vous communiquerez avec les employés, et aux outils et canaux que vous utiliserez pour fournir des informations. Vous devez vous engager à traiter tous les employés sur un pied d’égalité, quel que soit leur lieu de travail, par exemple en incluant toujours les travailleurs à distance dans les réunions d’équipe tenues au bureau et en organisant des activités virtuelles de renforcement de l’esprit d’équipe.

  1. Disposez d’un ensemble solide de politiques en matière de travail à distance
    Il est plus difficile pour une équipe distribuée de saisir les nuances de votre culture, il est donc important de documenter non seulement la vision mais aussi la manière dont elle fonctionnera en pratique. Créez un ensemble de « règles de travail » qui reflètent la culture du travail à distance, et rendez-les faciles à comprendre pour les nouveaux membres de l’équipe comme pour les anciens.

Lorsque votre politique de travail à distance est mise par écrit, elle devient plus concrète et chacun saura ce qu’il doit faire et comment il doit agir. Pour couvrir toutes les bases, demandez la contribution de toute l’équipe lorsque vous la rédigez.

La politique doit inclure des lignes directrices sur le langage et le contenu appropriés des communications, les attentes en matière de flexibilité, l’étiquette des vidéoconférences (pas de pyjama pour les appels des clients, oui aux apparitions de mignons animaux domestiques), etc.

  1. Disposez d’une personne chargée de la communication interne
    La communication interne est si importante pour le succès de votre culture à distance que vous devriez désigner une personne officielle pour ce rôle. Cet employé sera le gardien de la culture d’entreprise et le champion du personnel à distance. Il doit s’agir d’une personne qui comprend la valeur des travailleurs à distance et qui peut le communiquer aux hauts responsables.

Il peut également diffuser l’information de manière fluide dans toute l’entreprise, mettre en place des canaux de discussion sociale et s’assurer que personne n’est laissé de côté lors des sessions de renforcement de l’équipe virtuelle.

  1. Organisez régulièrement des séances de feedback – vous ne réussirez pas du premier coup.
    Votre culture et vos politiques à distance doivent être prêtes à s’adapter aux changements, et cela inclut l’utilisation du feedback des employés ! Dans une organisation transparente, le retour d’information est positivement encouragé, et tous les employés doivent se sentir à l’aise pour exprimer leurs préoccupations ou leurs suggestions.

L’objectif est de créer un environnement dans lequel chacun contribue, et vous devrez peut-être demander activement aux employés les plus discrets de donner leur avis. Sans cette structure, les sessions de feedback seront prises en charge par les personnes les plus bruyantes de la pièce.

(Vous pouvez même proposer une formation sur la façon de donner un feedback constructif. N’oubliez pas de demander un retour d’information sur le système de feedback : le personnel se sent-il à l’aise pour partager ses idées et exprimer son désaccord ? Les sondages ou enquêtes anonymes sont une bonne initiative pour ceux qui sont du côté timide).

  1. Ayez une culture de réunion intentionnelle
    Nous avons tous entendu parler de la « fatigue de Zoom » causée par des réunions virtuelles constantes. (D’autres plateformes de vidéoconférence sont disponibles!) Mais pour les travailleurs à distance, les appels vidéo sont souvent le principal moyen de mieux connaître ses collègues.

Vous devez simplement vous assurer que vous n’organisez pas de réunions pour le plaisir d’en organiser ! Faites connaître à chacun la raison de ces réunions : s’agit-il de présenter de nouveaux employés, d’assurer la liaison avec des clients ou des parties prenantes, ou simplement de faire le point ? Envoyez un ordre du jour à l’avance et respectez-le.

Bien que les appels vidéo puissent être utiles, nous avons également des « jeudis sans réunion », afin de permettre à notre équipe de faire une pause dans ses activités.

  1. Disposez d’options de communication asynchrones
    Il y a des moments où une conversation « en direct » n’est pas nécessaire. Les formes de communication asynchrones telles que l’e-mail, le SMS et les applications de chat ne nécessitent pas de réponse immédiate. Elles tiennent compte du fait que les gens peuvent être occupés, avoir besoin de temps pour réfléchir à leur réponse ou obtenir des informations supplémentaires avant de répondre.

Les décalages horaires sont également pris en compte : au lieu d’appeler quelqu’un alors qu’il est minuit pour lui, envoyez un message et attendez-vous à ce qu’il y réponde dans la matinée. Il est utile de connaître les fuseaux horaires et de savoir quand les jours fériés officiels ont lieu dans les différents pays.

  1. Réévaluez et réorganisez votre processus d’accueil.
    Votre processus d’intégration doit refléter la culture de votre équipe à distance. Intégrez donc des détails sur la culture de votre entreprise et les « règles de travail » dans vos descriptions de poste afin que les nouveaux employés sachent à quoi s’attendre et que vous ayez plus de chances d’attirer ceux qui conviennent le mieux.

En outre, assurez-vous qu’ils disposent des bons logiciels et du bon matériel avant de commencer, et qu’ils comprennent comment les utiliser correctement. (Nous dispensons à la fois une formation et un retour d’information en ligne pour nos nouveaux employés à distance).

Nous confions également à des membres de l’équipe plus expérimentés le rôle de mentors pour faciliter l’intégration, ce qui nous a valu d’excellents commentaires.

Quelques signes indiquant que votre culture d’entreprise à distance doit être repensée

Travailler à distance présente de nombreux avantages, mais les choses peuvent aussi mal tourner. Si vous repérez l’un de ces signes, il est peut-être temps de procéder à des changements.

La productivité de votre équipe est en baisse

Les signes de baisse de productivité comprennent des projets qui ne sont pas terminés à temps, des appels qui ne sont pas pris et des clients mécontents. Mais cela ne signifie pas nécessairement qu’un employé à distance a décidé de regarder la deuxième saison de Tiger King en boucle au lieu de travailler sur sa présentation au client.

Avant de le réprimander pour son relâchement, cherchez à savoir pourquoi cela se produit. Ont-ils des difficultés avec les outils ou les flux de travail ? Souffrent-ils d’épuisement professionnel, d’anxiété ou de manque de motivation ? Y a-t-il un problème de communication ?

Il y a un manque d’activité dans les outils que vous fournissez.

Nous avons mentionné l’importance de choisir des outils qui fonctionnent avec votre culture à distance. Si les employés n’utilisent pas les outils que vous fournissez (par exemple, s’ils n’utilisent pas les systèmes de suivi du temps ou de gestion des tâches, ou s’ils laissent leur vidéo éteinte pendant les réunions), il est peut-être temps d’envisager de les changer.

Découvrez ce que le personnel pense de ces outils. S’ils sont difficiles à apprendre et à utiliser, ou s’ils présentent des défaillances fréquentes, les employés auront du mal à rester engagés ou productifs. Vous pouvez également introduire des jeux et des incitations pour stimuler l’engagement.

Les membres de l’équipe ne font pas de pauses

Tout le monde a besoin d’une pause, et si les gens n’en prennent pas, vous devez savoir pourquoi. Il se peut qu’ils soient submergés par le travail, ou qu’ils veuillent prouver à quel point ils travaillent dur. Ou même qu’ils aiment tellement le travail qu’ils finissent par dépasser leurs heures sans s’en rendre compte.

Dans tous les cas, vous devez rappeler l’importance de pauses régulières et d’un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et leur assurer que cela ne vous pose aucun problème. La dernière chose que vous souhaitez, c’est que les gens souffrent d’épuisement professionnel. Faites savoir à tous que vous vous concentrez davantage sur les résultats et les réalisations que sur le nombre total d’heures travaillées.

D’après l’enquête de Buffer, c’est l’un des plus grands défis auxquels les travailleurs à distance sont confrontés :

Source : buffer state of remote work lien

3 outils essentiels pour construire une culture à distance réussie

Une bonne plateforme de communications unifiées

Une bonne communication est essentielle pour le travail à distance. Et pour la plupart des entreprises, cela signifie communiquer via des appels vocaux, des réunions vidéo et des messageries. Si vous le pouvez, essayez d’utiliser des outils polyvalents qui peuvent faire plusieurs choses à la fois. Si tous vos outils sont facilement accessibles à partir d’un seul endroit, votre productivité s’en trouvera améliorée. De plus, vous ferez des économies car vous n’aurez pas besoin de vous abonner à de nombreuses applications différentes.

Mais en réalité, vous pouvez utiliser ce qui convient à votre équipe.

Un système d’accueil à distance

Si vous travaillez entièrement à distance ou si vous recrutez loin de chez vous, vous aurez besoin d’un solide processus d’intégration à distance. Cela inclut la manière dont vous conduisez les entretiens virtuellement, dont vous appelez pour vérifier les références, et dont vous concluez les offres d’emploi et les contrats – et ce n’est qu’une partie du processus !

La vidéo est parfaite pour les sessions de formation à distance – et si vous disposez d’un outil doté d’une fonction de chat en réunion, c’est encore mieux. Ainsi, les nouveaux employés peuvent poser des questions et rester engagés sans interrompre le présentateur :

Une plateforme de gestion de projet

Pour que la culture à distance fonctionne bien, les responsables doivent avoir une vue d’ensemble en temps réel des flux de travail afin de savoir sur quoi chacun travaille sans avoir à demander constamment des mises à jour.

Pour les équipes de marketing et de conception, il est également utile que les responsables et les chefs de projet puissent créer et attribuer des tâches facilement, et les communiquer aux employés. Un bon outil de gestion de projet comme Asana ou Trello est idéal pour organiser tous vos projets et tâches.

Votre culture à distance est-elle au point ?

Si ce n’est pas le cas, vous devez y remédier. C’est l’occasion de la mettre sur la bonne voie ! Le développement d’une culture à distance forte nécessitera un travail acharné de la part de toutes les personnes concernées, et vous devez obtenir l’adhésion de tous les niveaux pour que cela fonctionne.

Que vous opériez un modèle entièrement à distance ou hybride, la communication est la base du succès. Dans une équipe qui communique bien, il y a de la transparence, de la confiance, de l’efficacité et de l’engagement. C’est pourquoi une plateforme de communication véritablement unifiée fera toute la différence.

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