L’installation de vidéoconférence parfaite : 3 configurations pour tous les budgets

Il y a de fortes chances pour que vous ayez déjà fait connaissance avec les applications de vidéoconférence.

Pour beaucoup de gens, les réunions vidéo sont cruciales en général, et pas seulement pour assurer la continuité des activités en cas de pandémie mondiale.

(De plus, c’est plutôt agréable de pouvoir travailler et parler à ses collègues depuis n’importe quel endroit en dehors du bureau).

Ce qui est amusant, c’est que la plupart des personnes travaillant dans des environnements hybrides ou à distance semblent appartenir à l’un des deux camps suivants. Leur configuration pour les réunions virtuelles se résume à leur ordinateur portable et à la webcam intégrée, et cela leur convient parfaitement…

Ou bien ils sont beaucoup plus particuliers et ont besoin d’une configuration de vidéoconférence parfaite pour être productifs. Si vous faites partie de la deuxième catégorie, ce billet est pour vous.

4 facteurs clés à prendre en compte dans votre configuration de vidéoconférence

Lorsqu’il s’agit de déterminer comment organiser des réunions vidéo, il y a quelques points à vérifier en premier lieu. Ces éléments vous aideront à décider ce que vous devrez acheter – et ce que vous ne devrez pas acheter.

Logiciel de vidéoconférence

Il s’agit d’un point important. Toutes les plateformes de vidéoconférence ne sont pas égales, bien sûr. Il existe des solutions gratuites et d’autres très coûteuses. Pour être honnête, vous aurez probablement besoin d’une solution intermédiaire pour organiser de bonnes vidéoconférences.

Quels sont les besoins de votre entreprise ? Avez-vous besoin de transcriptions d’appels en temps réel (qui sont consignées automatiquement et enregistrées afin que les personnes qui ont manqué la réunion puissent tout de même parcourir rapidement ce qui a été discuté) ?

Qu’en est-il des enregistrements de réunions et du partage d’écran ?
(Et puis il y a les intégrations très importantes avec les logiciels que vous utilisez déjà, comme Google Workspace, HubSpot et Salesforce).

Si tout cela vous intrigue, alors si vous avez besoin d’un logiciel de vidéoconférence, vous devriez envisager d’essayer une plateforme de communications unifiées.

Non seulement elle vous offre d’autres canaux de communication (comme les appels téléphoniques et la messagerie) en plus de la vidéo – dans une seule application de bureau ou mobile pratique…
Elle rationalise également les coûts de votre entreprise et le temps que vous devez passer à gérer et à apprendre tous ces outils.

Qualité audio et vidéo

Bien entendu, si vous vous réunissez en ligne avec des collègues, des clients ou des prospects (ce qui est probablement beaucoup plus important pour les réunions avec des clients et des prospects), vous aurez besoin d’une très bonne ou d’une excellente qualité vidéo et audio.

Cela vous permet de vous parler sans coupures de mots ni décalages gênants, et cela donne un aspect plus professionnel.

De nombreuses variables influent sur la qualité audio d’un appel, notamment :

  • La connectivité du réseau,
  • La bande passante,
  • Le logiciel que vous utilisez,
  • La puissance de traitement de votre ordinateur ou de votre téléphone,
  • Le microphone lui-même,
  • Le niveau de bruit de votre environnement,
  • Et plus encore…

Et enfin, ne tenez jamais compte de l’erreur humaine. Les microphones externes peuvent être mal placés, ne pas être allumés ou être complètement débranchés.

Et pour ce qui est de la partie vidéo de la vidéoconférence, si vous ne voulez pas de vidéo pixelisée, recherchez un logiciel de vidéoconférence intégrant la vidéo HD. (Cela permet une meilleure expérience de réunion, surtout si vous avez affaire à des VIP).

Paramètres de sécurité

Quel que soit votre budget, si vous utilisez la vidéoconférence à des fins professionnelles, votre logiciel doit être doté d’un certain niveau de sécurité.

Bande passante du réseau

Pour que la visioconférence se déroule sans accroc, vous avez besoin d’une bande passante adéquate. On accuse souvent le logiciel lorsque les appels ou les réunions en ligne ne sont pas fluides, mais le coupable est en réalité votre Internet.

Pour les employés qui se connectent depuis leur bureau à domicile ou en déplacement, leur expérience de travail à distance dépendra de leur connexion locale. Il peut s’agir du réseau Wi-Fi, Ethernet ou mobile de leur bureau à domicile.

Dans ces cas, il peut être utile de disposer d’un réseau fiable.

Salles de visioconférence

Si votre entreprise évolue vers un environnement de travail hybride, ou s’y trouve déjà, vous aurez probablement des salles de réunion et des salles de conseil. Ces salles devront être équipées de dispositifs de vidéoconférence pour les réunions en ligne quotidiennes, les sessions de formation, les webinaires, les présentations, etc.

L’équipement de visioconférence dont vous aurez besoin dépendra du nombre de salles et de leur taille. (En général, vous aurez besoin au moins d’un écran et d’un microphone de salle multidirectionnel doté de fonctions telles que le filtrage du bruit et le gain automatique).

Vous n’avez cependant pas besoin de dépenser une fortune pour une salle de conférence. Les systèmes de visioconférence tout-en-un comme le Logitech BCC950 et la famille Poly Studio X sont abordables et faciles à installer, même pour les petites entreprises :

Astuce : Quelle que soit la salle dans laquelle vous choisissez de tenir votre conférence, le nombre de participants doit être suffisant. Et la salle doit être bien éclairée et relativement insonorisée par rapport au monde extérieur.

3 configurations de vidéoconférence pour 3 budgets différents

$ – La configuration « Pas de budget ? Pas de problème » pour la vidéoconférence


Si vous avez un budget limité, ou si vous n’en avez pas du tout, vous pouvez quand même avoir une installation de vidéoconférence fonctionnelle.

Laissez la lumière – à l’avant, pas à l’arrière

Un bon éclairage vidéo est essentiel et, la plupart du temps, vous pouvez y parvenir facilement et à moindre coût. Allumez votre caméra vidéo dès maintenant pour tester ce point. Si vous êtes à l’intérieur et que vous n’avez pas beaucoup de lumière, vous verrez probablement la douce silhouette d’une sucette grise géante.

C’est votre visage.

Alors, laissez de la lumière ! Placez une source lumineuse derrière votre appareil photo, dirigez-la à hauteur des yeux vers votre visage et voilà. Si vous n’avez pas de lampe mobile à portée de main, essayez de déplacer votre ordinateur portable ou votre installation pour que la lumière soit concentrée derrière votre webcam.

Modifiez vos paramètres sonores

Testez toujours les niveaux de votre microphone et ajustez votre sensibilité en conséquence. Les systèmes d’exploitation Windows et Mac disposent tous deux d’une fonction permettant de régler automatiquement le gain du microphone. Essayez-la, mais dans la plupart des cas, il est préférable de ne pas l’activer.

Astuce : Si vous utilisez des haut-parleurs, placez-les à une bonne distance de votre micro pour éviter le larsen et l’écho du micro. En général, il est préférable de se rencontrer en ligne avec des écouteurs car cela bloque plus de bruit, ce qui aide à la qualité du son.

Optez pour des arrière-plans plus simples

En ce qui concerne les arrière-plans de vidéoconférence, il est préférable de rester simple.

Vous n’avez même pas besoin d’un écran ou de quoi que ce soit d’autre derrière vous. Un arrière-plan simple, qui ne dérange pas et ne se remarque pas, convient parfaitement.

$$ – Une configuration de vidéoconférence adaptée à votre budget

Vous voulez passer à la vitesse supérieure en matière de vidéoconférence ? Vous n’avez pas besoin de vous ruiner. Il existe de nombreuses mises à niveau abordables qui peuvent encore améliorer votre expérience des réunions virtuelles.

Procurez-vous une webcam externe

Bien sûr, la webcam intégrée à votre ordinateur portable est tout à fait adéquate. Elle peut même permettre des réunions vidéo en 1080p à 60 images par seconde (FPS), mais c’est peu probable pour la plupart. Quoi qu’il en soit, la plupart des caméras externes de bas de gamme, comme la Logitech C922 Pro Stream (à seulement 85 €), sont bien plus performantes que vos caméras intégrées.

Lire notre Top 10 des webcams

Les caméras externes ont également un champ de vision plus large, ce qui est utile si plusieurs personnes participent à une réunion à partir de la même installation ! (Comme dans un huddle room ou une petite salle de réunion).

Avec les caméras externes, vous pourrez également ajuster l’angle et le placement de la caméra pour aider à l’éclairage et optimiser le cadre beaucoup plus facilement. (Augmentez un peu plus le budget de votre webcam et vous pourrez organiser des vidéoconférences en 4K éclatante).

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Passez à un casque avec microphone

Il n’est pas nécessaire d’être audiophile pour comprendre qu’un meilleur son peut améliorer une réunion de vidéoconférence, et la plupart des gens ne remarquent pas la différence.

Lire notre Top 10 des micro-casques

Mais si c’est le cas, optez pour une oreillette Bluetooth comme la Jabra Evolve 75, qui se connecte également de manière transparente à votre ordinateur ou au périphérique de votre choix. (Ceci est particulièrement utile si vous prévoyez d’organiser des réunions vidéo à partir de plusieurs endroits).

Utilisez la capture vidéo HDMI-to-USB

Si vous êtes déjà un photographe ou un vidéaste amateur, il est probable que vous ayez déjà un reflex numérique ou un autre appareil photo qui conviendrait parfaitement à une configuration de vidéoconférence.

Si vous en avez un qui traîne, un simple adaptateur de périphérique est tout ce dont vous avez besoin. Vous pouvez trouver un adaptateur HDMI-USB C bon marché assez facilement en ligne. Assurez-vous simplement que l’adaptateur est compatible avec le logiciel de vidéoconférence que vous souhaitez utiliser. Le moyen le plus sûr d’y parvenir est d’acheter un adaptateur avec des capacités UVC qui ne nécessitent pas le téléchargement de pilotes.

$$$ – Voyez grand : vidéoconférence de haute qualité

Si vous vous retrouvez quotidiennement en réunion vidéo et que vous avez le budget pour le faire…

Achetez une caméra externe sophistiquée

Si vous disposez d’une grande salle de conférence ou d’une salle de réunion (ou si vous voulez vraiment faire des folies), nous vous suggérons une caméra 4K que vous pouvez faire pivoter en appuyant sur un bouton. Ce n’est probablement pas nécessaire dans la plupart des cas, mais cela fera une expérience de réunion mémorable qui impressionnera les clients s’ils passent un jour dans vos bureaux.

Installez un éclairage à trois points

Que vous utilisiez une caméra bon marché ou coûteuse, l’éclairage peut faire la différence entre la qualité de la vidéo et celle de la vidéo. (C’est particulièrement vrai pour les installations de vidéoconférence à domicile).

Et la meilleure configuration d’équipement de vidéoconférence doit toujours inclure un éclairage.

L’utilisation de deux lumières avec diffuseurs vous aidera déjà à éliminer la plupart des ombres. Mais avec une troisième lampe, vous pouvez exploiter la norme de l’industrie des médias visuels, à savoir « l’éclairage à trois points », qui est également la configuration parfaite pour parler directement à une caméra pendant les vidéoconférences :

Utilisez des « écouteurs sans fil » avec micro intégré.

Pour remplacer votre casque de vidéoconférence ou de VoIP classique, vous pouvez opter pour des écouteurs sans fil super mobiles et à peine perceptibles.

Vous pouvez les obtenir avec des micros intégrés, une suppression du bruit de fond, etc. Grâce à eux, vous pouvez organiser des réunions vidéo à peu près partout sans vous encombrer de fils et de câbles.

Autres trucs et astuces pour la vidéoconférence

Bien. Une fois que vous avez trouvé le bon espace et la configuration de visioconférence idéale, adaptée à votre budget et à votre style de travail, il est temps de vous rafraîchir la mémoire sur les meilleures pratiques en matière de visioconférence.

Testez votre vidéo et votre audio avant une réunion

Chaque fois qu’une modification est apportée à la configuration, il est toujours préférable de la tester à l’avance. Rien ne fait partir une réunion du mauvais pied (surtout s’il s’agit d’un appel important à un client ou à un vendeur) comme une vidéo floue et sombre et un son instable.

(Ou, vous pouvez cliquer ici pour exécuter un test système dès maintenant).

Coupez votre micro aux bons moments

Celui-ci est gratuit. Quel que soit votre degré de préparation à une réunion vidéo (vous avez peut-être ignoré tout ce qui a été dit dans cet article jusqu’à présent), le bouton « mute » est le ruban adhésif des problèmes audio.

Bien sûr, vous n’avez pas travaillé sur votre éclairage ou testé votre installation, et maintenant vos collègues peuvent à peine voir votre visage. Mais au moins, quand ce n’est pas votre tour de parler, vous savez quand vous débloquer pour parler (avant de rebloquer).

Prenez des notes ou enregistrez la réunion si vous le pouvez

C’est plus important si vous avez des conversations importantes avec des clients et des fournisseurs, mais c’est généralement une bonne idée d’avoir une trace de la réunion.

Et si vous ne voulez pas prendre des notes avec un stylo et du papier, vous aurez besoin d’une plateforme de vidéoconférence qui peut enregistrer les réunions et/ou les transcrire pour vous.

Une fois la réunion terminée, vous recevrez un résumé pratique par courrier électronique. C’est comme avoir un assistant personnel qui assiste à tous vos appels.

Partagez votre écran pour rendre les réunions plus collaboratives

Si vous partagez des maquettes de conception et passez en revue d’autres éléments visuels lors de visioconférences, le partage d’écran est indispensable. Comme nous l’avons mentionné précédemment, vous pouvez cliquer pour partager votre écran depuis l’écran de votre réunion.

Assurez-vous que vous utilisez une plateforme qui prend en charge le partage d’écran, sinon vous devrez vous inscrire ou payer pour un autre logiciel.

Avec certaines plateformes de vidéoconférence, les organisateurs et les participants peuvent partager leur :

  • L’écran principal
  • Un écran secondaire
  • Une fenêtre spécifique
  • Un onglet dans une fenêtre
  • Un document ou un fichier

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