Avec 50 % de la main-d’œuvre travaillant dans une sorte de télétravail et 80 à 90 % de tous les employés disant qu’ils aimeraient travailler à distance au moins une partie du temps, offrir des possibilités de travail à distance est un moyen intéressant de gagner des travailleurs productifs.
S’il s’agit du scénario de travail idéal pour de nombreux employés, il peut être difficile pour de nombreux managers d’y faire face. Vous pouvez avoir l’impression de ne pas avoir le contrôle de la situation ou trouver qu’il est difficile d’instaurer un climat de confiance avec une équipe à distance. Pourtant, c’est la voie de l’avenir du lieu de travail et les managers doivent s’adapter pour que la situation fonctionne pour toutes les personnes concernées.
Afin de guider les managers, voici des conseils aux entreprises pour qu’elles adoptent et gèrent mieux la main-d’œuvre à distance.
Définissez des attentes claires
Chacun a une idée différente de ce que signifie faire quelque chose « rapidement » ou « bien ». Que ce soit en montrant des exemples de ce que vous attendez d’eux, en partageant leur calendrier, etc., assurez-vous d’avoir des attentes claires de la part de ceux avec qui vous travaillez en ligne. Plus ils seront préparés, mieux ils pourront servir.
Traitez les personnes éloignées comme des personnes locales
Traitez vos collaborateurs distants comme s’ils étaient locaux et traitez vos collaborateurs locaux comme s’ils étaient distants. Donnez aux personnes éloignées un accès aussi large que possible à votre personne. N’oubliez pas que vos collaborateurs locaux vous voient dans les couloirs, mangent avec vous au déjeuner, passent à votre bureau, etc. Les personnes éloignées n’ont pas cet accès et peuvent se sentir distantes. Répondez-leur aussi rapidement que possible. Demandez à vos collaborateurs locaux de fixer des rendez-vous.
Engagez-vous régulièrement
Engagez vos travailleurs à distance sur une base quotidienne par le biais d’une forme de communication. Utilisez plusieurs canaux pour communiquer. Ensuite, planifiez une réunion en face à face régulière. Cette rencontre peut être hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, et peut être associée à un programme de formation ou de coaching. Cette interaction et cet engagement constants aideront les travailleurs à distance à se sentir inclus dans un aspect important de l’organisation.
Planifiez le coaching par vidéo
Je pense qu’il est indispensable, surtout avec des employés virtuels, de prévoir du temps et de se regarder lorsque l’on parle. Nous utilisons Zoom pour travailler avec nos clients et nos employés. Si nous ne prévoyons pas de temps et ne nous parlons pas les uns aux autres et, espérons-le, face à face, le silence devient très fort et dangereux, car les employés distants peuvent finir par se demander comment ils vont.
Faites confiance à votre équipe
Parfois, les entreprises ne sont pas prêtes à adopter une main-d’œuvre à distance parce qu’elles ne sont pas sûres que le travail sera accompli au même niveau que s’ils étaient au bureau. Pour combattre cette croyance, établissez des lignes directrices pour le travail à domicile, comme la nécessité de répondre aux courriels dans les 24 heures, d’utiliser le texte pour les questions urgentes et de ne pas appeler entre certaines heures, afin de vous assurer que vos coéquipiers ne travaillent pas 24 heures sur 24.
Donnez l’impression d’être inclusif
Trop souvent, il est facile de reléguer le personnel distant au second plan. Ce problème peut être résolu grâce à des réunions virtuelles et à des partenariats avec le personnel. Envisagez d’affecter le personnel distant à un point de contact local où la communication et la connexion sont valorisées. Prévoyez une période de mise en route, avec des étapes, des attentes et des contrôles clairs, pour vous assurer que le processus est pleinement adopté.
Filtrez pour la mission, les valeurs, les résultats et le rôle
Les travailleurs à distance sont souvent coupés de l’interaction humaine habituelle au bureau, et il est donc essentiel qu’ils communiquent bien. Aidez-les à s’aligner sur la mission, les valeurs qui comptent vraiment pour eux, ainsi que les résultats qu’ils aiment apporter aux autres et leur rôle naturel dans toute situation. Ainsi, ils resteront vraiment motivés et travailleront avec vous plus longtemps et de manière plus productive.
Disposez d’abord d’outils fiables
Si les employés distants ne peuvent pas télécharger de fichiers, s’ils ont du mal à entendre une conférence téléphonique et s’ils reçoivent constamment des invitations à des réunions à des heures où ils sont encore endormis, vous n’avez pas tenu compte des éléments de base. Tout d’abord, investissez dans des outils fiables pour rendre la collaboration possible. Ensuite, développez des processus clairs pour utiliser ces outils.
Restez concentré sur les objectifs, pas sur l’activité
Il est important de gérer les attentes et de rester concentré sur les objectifs lorsque vous adoptez une main-d’œuvre à distance. Ne vous préoccupez pas autant de ce qui est fait. Concentrez-vous plutôt sur ce qui est accompli. Si nous atteignons nos objectifs, tant mieux. Sinon, nous devons examiner la situation de plus près. Ce qui compte, c’est l’accomplissement, pas l’activité.
Soyez intentionnel
Créez une atmosphère d’engagement et de connexion authentique pour le personnel éloigné. Préparez et orientez intentionnellement les employés à la culture du télétravail. Établissez des attentes claires. Faites en sorte que chaque réunion d’équipe compte grâce à un objectif intentionnel et à des occasions de s’engager et de contribuer de diverses manières. L’intentionnalité est une pratique essentielle, en particulier lorsque nous ne pouvons pas facilement « voir » nos collaborateurs.
Créez une stratégie de communication
La gestion d’une équipe productive à distance commence par une stratégie de communication. Tout d’abord, prévoyez un nombre approprié de « rapports » formels hebdomadaires. Ensuite, établissez des directives concernant les besoins quotidiens. Certaines personnes travaillent mieux avec une liste de questions et de réflexions, tandis que d’autres préfèrent une communication au compte-gouttes. Une compréhension de ce qui est urgent atténuera encore plus l’inefficacité, permettant une productivité ultime.
Évitez le multitâche
Trouvez le moyen d’éviter le multitâche. Les vidéoconférences au lieu des conférences téléphoniques fonctionnent bien. Encouragez les gens à rester en mode travail et à éviter les échanges d’e-mails autant que possible. Les traînées d’e-mails avec de nombreuses « réponses à tous » peuvent étouffer la productivité. Ce phénomène est particulièrement marqué le vendredi, lorsque les gens essaient de se débarrasser de leur charge de travail. Envoyez une note à qui de droit, mais en début de journée !
Reliez leurs objectifs aux vôtres
Le monde évolue rapidement vers une main-d’œuvre intéressée par l’apprentissage et le développement des compétences plutôt que par la stabilité. Travailler pendant 30 ans pour la même entreprise a disparu. Je m’intéresse personnellement aux objectifs d’apprentissage et de vie de mon équipe et, lors de nos réunions, je prends souvent le temps de relier leurs intérêts aux objectifs de mon entreprise. L’engagement et les performances restent bien plus élevés.
Utiliser la technologie pour créer une communauté
La création d’une communauté est importante pour développer une main-d’œuvre à distance engagée. Utilisez la technologie pour créer des espaces dédiés à la célébration de journées spéciales (par exemple, les anniversaires), les étapes importantes de l’entreprise (par exemple, les mois ou les années de service), ainsi que la reconnaissance de la communauté. Le fait d’avoir l’intention de créer une communauté contribue à développer une culture d’entreprise qui inspire la connexion, ce qui peut se traduire par une productivité accrue.
Établir des liens étroits, aider et soutenir fréquemment
Faites preuve d’empathie et appréciez leur vie en discutant de la famille, des points communs et des croyances partagées. Du côté de la direction, prenez fréquemment des nouvelles (quotidiennement) en utilisant des outils de collaboration, des documents et des feuilles de calcul partagés, des appels téléphoniques, des chats et des vidéos pour investir dans la relation. Montrez que vous êtes favorable à leur réussite en vous renseignant pour les aider à atteindre leurs objectifs plutôt que de vérifier leurs progrès et leurs chiffres.