[Guide du manager] 12 conseils pour gérer des équipes à distance.

De nos jours, de plus en plus d’entreprises développent leurs équipes à distance, et pandémie ou pas, le travail à distance se développe également dans les entreprises qui ont des bureaux physiques.

Le fait est que le travail à distance ne s’accompagne pas exactement d’une toute nouvelle série de défis de gestion. En fait, la plupart des principes de gestion d’une équipe en entreprise sont toujours valables. C’est plutôt le fait que certains problèmes sont… exacerbés, dirons-nous ?

Si vous gérez des employés à distance, continuez à lire. Je vais vous donner 12 conseils pour que vos employés à distance soient productifs et heureux :

Créez des directives de communication claires

Si vous travaillez à distance, il est facile de laisser la communication de côté et de laisser votre équipe fonctionner de manière indépendante. Or, c’est exactement ce qu’il faut éviter. Vous devez vous efforcer de créer cette présence de l’équipe virtuelle où tous se sentent à l’aise. Si vous, en tant que manager, ne créez pas de bons canaux de communication ouverts, le travailleur distant se sentira « distant » et oublié ».

Cela peut se compliquer dans les grandes entreprises, où certaines équipes sont à distance et d’autres non, ou bien où il y a plusieurs équipes à distance qui travaillent séparément. « En tant que manager, il est important que le flux d’informations sur ce qui se passe au niveau individuel, au sein d’une équipe et dans l’entreprise soit transparent et accessible à tous », note la vice-présidente du marketing de Trello.

Vos directives en matière de communication doivent être communiquées aux nouveaux employés dans le cadre de leur processus d’intégration :
Comment l’équipe préfère communiquer (email vs. message texte vs. chat vs. téléphone vs. vidéoconférence – quel outil de communication sera-t-il utilisé ?) Nous utilisons un logiciel qui nous permet de communiquer par appels vocaux, réunions vidéo et messagerie instantanée.

Renseignez-vous sur les difficultés de la gestion à distance

En connaissant les défis potentiels auxquels vous êtes susceptible d’être confronté lors de la gestion d’une main-d’œuvre à distance ou hybride, vous pouvez mieux vous équiper pour y faire face rapidement et efficacement.

Vous devez savoir comment maintenir l’engagement des employés, où qu’ils se trouvent. Il y a quelques problèmes principaux que vous devriez prendre en compte dès le départ.

Perte de la supervision directe

Dans certains cas, les responsables ont l’impression de ne pas pouvoir faire entièrement confiance aux travailleurs à distance.

Dans un environnement physique, les relations sont plus faciles à établir et à maintenir, mais certains managers ont du mal à y parvenir lorsque le personnel travaille à domicile. Si vous faites de la microgestion, ce sont des problèmes que vous ne pourrez peut-être pas résoudre sans changer votre propre style de management.

Il y a certaines choses que vous pouvez faire ou mettre en œuvre pour faciliter la gestion à distance :

• Utilisez des exercices de consolidation d’équipe pour aider à créer un sentiment d' »équipe » et de camaraderie. Nous utilisons la vidéoconférence pour organiser ces exercices. Par exemple : l’heure des animaux virtuels – présentez vos bébés à fourrure à l’équipe, ou vos reptiles ou tout ce que vous aimez !

• Ne fixez des délais précis qu’en cas de besoin. Acceptez que l’emploi du temps d’un travailleur à distance puisse être différent, mais qu’il puisse quand même faire son travail. Il est prouvé que le fait d’accorder à votre équipe l’autonomie nécessaire pour travailler au moment qui lui convient le mieux se traduit par une qualité et une productivité accrues. Cela contribue véritablement à favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

• Organisez des contrôles informels au moins une fois par semaine. Il peut s’agir de discussions en équipe ou de réunions en tête-à-tête. Nous faisons les deux, nous avons des huddles d’équipe où la conversation est plus axée sur l’humanité, nous avons des réunions d’équipe et des entretiens individuels. L’un de nos dirigeants demande à son équipe de poser des questions amusantes à tour de rôle : Exemple : au collège, quelle était votre collation préférée après l’école ?

• Mettez en place un système de rapports hebdomadaires ou mensuels afin de garder un œil sur l’avancement des tâches/projets.

Astuces : Si votre équipe ne peut pas se réunir dans un espace de travail physique, mettez en place des jeux et des exercices amusants auxquels ils peuvent tous participer. Cela les aide à conserver un sentiment d’équipe et est également excellent pour le moral.

Accessibilité des informations

Les données et informations relatives à l’entreprise et aux clients sont des devises précieuses pour votre activité. Et nombre de vos employés ont besoin d’accéder à ces informations pour faire leur travail correctement. Mais vous devez accorder une certaine attention à la cybersécurité, afin qu’ils puissent à la fois accéder aux informations et les communiquer en toute sécurité.

• Veillez à mettre en place les politiques de sécurité à distance nécessaires.
• Assurez-vous que vos réseaux sont sécurisés.
• Mettez en place des règles pour l’utilisation des appareils personnels (comme une bonne politique BYOD).
• Assurez-vous que votre équipe informatique peut fournir tout le soutien nécessaire.
• Sensibilisez les travailleurs à distance aux risques tels que les logiciels malveillants ou le phishing.
• Utilisez une plateforme de communication avec des normes de sécurité élevées.

Isolement des employés

Si vous avez opté pour un modèle de travail à distance, ne serait-ce que temporairement, l’isolement peut constituer un véritable défi pour de nombreux membres de votre équipe.

En tant que manager, vous devez non seulement veiller à ce que le travail soit effectué, mais aussi à ce que vos employés disposent d’un soutien et d’outils pour prévenir ou réduire tout sentiment d’isolement et maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

• Veillez à ce que les travailleurs à distance aient un lien solide avec le bureau principal ou le site.

• Veillez à ce que les travailleurs à distance soient reconnus et appréciés
  • Les félicitations virtuelles sont très utiles ! Ils illuminent les canaux de discussion et les réunions d’entreprise ! Par exemple, notre équipe se donne des autocollants virtuels toutes les semaines pour se remercier de l’aide qu’elle apporte et de sa générosité en général :
• Utilisez de bons outils de collaboration pour que les travailleurs soient connectés
  • La collaboration est essentielle !

• Passez en revue les connexions pour voir si certains travailleurs sont « laissés de côté ».
  • Créez une culture à distance où ceux qui ne sont pas à l’aise en vidéo peuvent quand même participer !

Astuce : Organisez des réunions d’équipe hebdomadaires pour établir une communication et une bonne interaction sociale. Et, en tant que manager, organisez régulièrement des séances de supervision individuelle pour que les travailleurs puissent signaler tout problème.

Distractions et interruptions invisibles

Si vous travaillez à domicile, il existe de nombreuses distractions potentielles qui peuvent interrompre votre travail.

Des enfants qui courent partout, des animaux de compagnie qui font du bruit, des gens qui se présentent à la porte…

Bien que cela relève davantage de l’autogestion, vous pouvez, en tant que manager, suggérer diverses méthodes pour éviter certaines de ces interruptions.

• L’horaire. Bien qu’il soit plus difficile pour un manager de « contrôler » la journée d’un travailleur à distance, suggérez-lui d’organiser sa journée avec des pauses, des temps de communication personnelle, de l’air frais, etc.
  • Organisez des discussions sur le café virtuel à l’échelle de l’entreprise, des traqueurs d’hydratation (H2O), des promenades virtuelles à l’extérieur, etc. Ces éléments peuvent rassembler les gens, susciter la conversation et l’engagement et contribuer à faire passer la valeur de l’humanité avant tout.

• Objectifs. Fixer des objectifs permet à un travailleur de se concentrer sur les tâches les plus importantes.
  • Concentrez-vous sur les résultats, et non sur le chemin à parcourir pour y parvenir. Cela permet à vos équipes de se développer réellement.

• Limites : L’établissement de limites avec les membres de la famille et d’autres personnes peut aider les membres de l’équipe à se concentrer sur le travail.
  • Chez moi, nous assumons à tour de rôle les responsabilités domestiques, et chacun a des panneaux indiquant quand il travaille. Le mien indique « En session, veuillez prendre un numéro » tandis que mon partenaire indique « En ondes » et devient rouge lorsqu’il s’agit de ne pas déranger !

• Les fenêtres. Il peut être trop facile de sauter sur Facebook pour voir les derniers potins de Bob et Marcie. Gardez toutes les fenêtres non professionnelles fermées, sauf pendant les temps morts.

Manque de communication globale dû à la perte de la communication non verbale

Vous pensez peut-être que la communication est un problème facilement résolu grâce aux diverses solutions technologiques que vous utilisez. Mais vous avez probablement pris connaissance de nombreuses recherches qui suggèrent que la plupart de nos communications sont non verbales. Vous devez donc trouver des moyens de compenser la perte de la partie non verbale de la communication.

• Appels vidéo. Les vidéoconférences en face à face sont un excellent moyen de conserver les communications non verbales. Si votre équipe est particulièrement nombreuse, envisagez de la diviser en plusieurs sections pour les appels réguliers.
  • N’oubliez pas qu’il existe une lassitude à l’égard de la vidéo et que vous devrez peut-être prévoir des temps d’arrêt de la caméra.

• Les règles. La vidéoconférence présente ses propres défis. Établissez des règles pour savoir qui parle et quand.
  • Dans le passé, j’ai envoyé des bâtons de parole à mes équipes pour qu’ils servent de repère visuel pour savoir qui parlera ensuite.

• Réservez. Essayez de réserver le courrier électronique et les communications par texte aux informations qui n’ont pas d’aspect non verbal.
  • Nous gardons le courrier électronique pour les éléments que nous devons suivre et les chats pour les prises de décision rapides.

• Apprenez. Partagez des informations utiles sur les meilleures pratiques de vidéoconférence.

Astuce : Traitez toute réunion virtuelle comme s’il s’agissait d’une réunion en personne. Prévoyez un ordre du jour et un code vestimentaire. Il n’y a pas de mal à avoir des discussions informelles avant le début de la réunion (et après sa fin), mais établissez des règles de base.

Déterminer et déléguer les responsabilités

Que vous soyez responsable de l’ensemble de l’entreprise ou d’une seule équipe ou d’un seul service, l’une de vos principales fonctions consiste à déléguer le travail et les tâches. C’est encore vrai, et peut-être encore plus, si vous gérez des travailleurs à distance.

• Identifiez le travail. Ayez une bonne compréhension de ce qui doit être fait, qu’il s’agisse d’un projet unique ou d’une série de tâches continues.
• Décomposez. Décomposez tout travail en tâches ou en travaux plus petits pour faciliter la tâche.
• Objectifs. Définissez des attentes claires quant à ce qui constitue une tâche achevée.
• Identifiez les membres de l’équipe. Qui est le plus apte à accomplir telle ou telle tâche ?
• Logiciel. Utilisez un bon système de gestion des tâches ou de gestion de projet pour que chacun sache où il en est et ce qu’il a à faire.
• Discutez. Discutez de tout avec votre équipe. Indiquez-leur les ressources ou les informations dont ils peuvent avoir besoin. Discutez également de vos attentes et obtenez leur accord.
• Communiquez. Fixez un calendrier pour des conférences téléphoniques régulières sur les progrès ou les problèmes. Il faut aussi que les personnes puissent vous contacter en cas de besoin.
• Contrôlez. Mettez en place un système permettant de générer facilement des rapports et des analyses sur le fonctionnement du projet.
• Mesures incitatives. Si vous avez des échéances, pourquoi ne pas encourager le travail ? Vous pouvez rendre le travail compétitif, mais amusant.

Établissez des normes précises pour la productivité du travail à distance

Les travailleurs à distance peuvent choisir des horaires différents pour leur travail à domicile – non pas pour se relâcher, mais pour s’adapter au moment de la journée où ils sont le plus productifs.

Comme chaque personne est différente, il peut être utile d’établir des normes précises pour mesurer la productivité.

• Fixez des échéances. Ceux-ci peuvent être quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Les horaires de travail de votre équipe ne devraient pas avoir d’importance (sauf, par exemple, s’il s’agit d’une assistance à la clientèle). Le fuseau horaire dans lequel ils se trouvent ne devrait pas non plus avoir d’importance.

• Définissez les indicateurs clés de performance. Par exemple, vous pouvez demander à un rédacteur de contenu de soumettre un certain nombre de mots chaque semaine.

• Fixez des jalons pour les tâches ou pour l’ensemble des projets. Les tâches les plus importantes peuvent en bénéficier, car cela facilite non seulement les choses, mais peut également vous aider à collecter des données pour la planification future.

Assurez-vous que les bons outils sont disponibles et accessibles

Si les membres de votre équipe travaillent à distance, ils n’ont souvent pas accès aux mêmes outils que dans leur environnement de travail normal. Les outils dont ils ont besoin varient en fonction de votre secteur et de leurs responsabilités.

Vous pouvez utiliser des outils tels que Dropbox, Asana ou Microsoft Teams, mais la plupart des équipes à distance ont besoin d’une bonne plateforme de communication et de collaboration unifiée.

Être sensible au surmenage et à la surcharge de travail

Il s’agit ici à la fois d’une bonne gestion et d’une bonne gestion personnelle.

En tant que manager, vous devez veiller à ne pas confier trop de travail ou à ne pas imposer des délais trop courts. Soyez ouvert à la discussion avec votre équipe à distance. S’ils ont l’impression de subir trop de pression, soyez prêt à adapter le travail pour leur rendre les choses (un peu) plus faciles.

En tant que travailleur à distance, il y a certaines choses que vous pouvez faire :

• Fixez des limites de temps sur la durée de votre travail sans pause.
  • Je conseille à mon organisation de bloquer de manière proactive des périodes sur leur calendrier et de se tenir responsable. Quelques-unes d’entre elles ont mis en place des blocs « Levez-vous et bougez ».

• Évitez que les limites entre votre travail et votre vie privée ne s’estompent. Établissez une séparation claire entre le travail et les « loisirs ».
  • Nous appliquons une approche axée sur les personnes – avant d’être des composeurs, nous sommes des humains.

• Faites régulièrement de l’exercice. Cela peut être aussi simple que de promener le chien deux fois par jour (si vous n’avez pas de chien, pourquoi ne pas en emprunter un ?).
  • Nous avons des options virtuelles dans toute l’entreprise, un camp d’entraînement et du yoga. Nous travaillons dur pour être à la hauteur de nos valeurs !

Créez une fontaine d’eau virtuelle

Organiser régulièrement des réunions d’équipe est une bonne chose pour gérer les employés à distance, mais cela ne suffit pas. Les membres de votre équipe doivent interagir les uns avec les autres de manière spontanée et indépendante, et apprendre à se connaître en tant que personnes, et pas seulement en tant que collègues.

Mortenson, dans l’article précédemment cité, a une idée intéressante : Mettre en place une vidéoconférence autour du bureau qui soit toujours active – une fontaine d’eau virtuelle. « Cela peut sembler bizarre le premier jour, mais au dixième jour, les gens sont plus à l’aise », dit-il, notant que la vidéo est particulièrement bonne pour cela car elle « nous rassemble et nous connecte, augmentant l’intimité de nos relations les uns avec les autres. »

(Je l’ai mentionné plus tôt, mais nous avons une chaîne « caméra pour animaux » qui fonctionne uniquement le vendredi pendant une demi-heure à une heure, où les gens peuvent passer avec leurs animaux de compagnie devant la caméra).

Vous pouvez également intégrer du temps personnel dans les réunions, en prévoyant 5 à 10 minutes au début ou à la fin des réunions pour que chacun puisse faire un point personnel. Le grand avantage de l’utilisation de la vidéoconférence pour ces idées est qu’elle conduit naturellement à des conversations plus impromptues, non planifiées, qui peuvent souvent conduire aux meilleures idées des membres de votre équipe.

Recueillez régulièrement des commentaires

Si vous passez pour la première fois à un modèle à distance, ou même s’il s’agit d’un processus continu, il est essentiel de recueillir un retour d’information pour vous assurer que cela fonctionne bien pour votre équipe.

Le retour d’information vous aide à identifier les points faibles qui doivent être corrigés, voire les éléments qui ne fonctionnent pas du tout. Il existe plusieurs façons de procéder :

• En tête-à-tête. Si vous organisez déjà des réunions virtuelles avec des travailleurs individuels, utilisez-les pour leur demander s’ils pensent que les processus actuels fonctionnent bien.

• Sondages. Des sondages ou des enquêtes anonymes peuvent permettre de recueillir des données sur différents aspects de votre modèle de travail.

• Ateliers. Si vous pouvez organiser des ateliers physiques, utilisez-les pour résoudre les problèmes liés à votre modèle. Sinon, utilisez un outil de vidéoconférence pour organiser un atelier virtuel.

Apporter un soutien émotionnel

Vous savez déjà que l’isolement est un problème et que cela peut avoir un impact sur le bien-être psychologique de votre équipe. Alors comment pouvez-vous montrer votre soutien ?

• N’attendez pas que les gens vous disent des choses. Posez des questions, puis écoutez activement. Il n’en coûte rien de demander à un membre de l’équipe : « Comment vous débrouillez-vous ? » à la fin d’un appel professionnel.

• Faites preuve d’empathie. Il ne suffit pas d’entendre parler des problèmes, il faut aussi être capable de les comprendre.

• Concentrez-vous sur les valeurs. Même si vous commencez à travailler différemment, il est important de garder le cap sur les valeurs de l’entreprise. Rappelez-les aux membres de votre équipe à distance et utilisez-les pour les soutenir et les inspirer.

• Créez des réseaux de soutien. Il peut être utile de traiter des questions personnelles si vous pouvez parler et écouter vos pairs. Créez des groupes de rencontre en ligne qui ne sont là que pour parler ou se défouler.

Ne négligez pas les entretiens individuels

La camaraderie au sein de l’équipe est importante, mais il est tout aussi important de prendre le temps de parler à vos employés en tête-à-tête. Cela donne aux membres de votre équipe la possibilité d’aborder les questions qu’ils n’osent pas aborder lors de réunions de groupe ou qu’ils ne veulent pas aborder par e-mail de peur d’être mal compris.

Outre le fait qu’il s’agit d’un bon moment pour aborder des questions qu’ils ne souhaitent peut-être pas aborder ailleurs, c’est aussi un excellent moyen de vérifier si le rôle des membres de l’équipe correspond à leurs objectifs de carrière généraux. (Le mentorat contribue à la fidélisation des employés).

Réunissez l’équipe physiquement de temps en temps

Comme nous le savons tous, c’est en rompant le pain ensemble que l’on renforce les équipes. Cependant, il est un peu délicat d’organiser une vidéoconférence dans un restaurant. Il est essentiel de passer du temps avec vos coéquipiers en personne de temps en temps.

Une idée : si vous embauchez de nouveaux employés en groupe, envisagez une formation en personne pour qu’ils se sentent bien accueillis dans l’équipe. Nous jumelons les nouveaux Dialers avec un « copain » (vous pouvez aussi le faire virtuellement – il suffit de leur demander de se retrouver par appel vidéo tous les quelques jours) au cours de leur première semaine pour les aider à se familiariser et à s’installer. C’est génial.

Même si une réunion d’équipe par vidéo n’est pas exactement la même chose qu’une réunion en personne, elle permet de tisser des liens plus rapidement lorsque tout le monde se trouve au même endroit. Lorsque les personnes qui travaillent ensemble par vidéoconférence se rencontrent en personne pour la première fois, elles sont souvent étonnées de voir à quel point leurs collègues leur semblent familiers. Trouvez donc des moyens de réunir votre équipe à distance aussi souvent que possible, que ce soit en personne ou par vidéo. C’est un moyen simple et efficace de créer des relations solides entre des personnes qui ne sont pas ensemble tous les jours.

En un rien de temps, vous deviendrez un pro de la gestion des employés à distance
Vous êtes peut-être inquiet de passer à la gestion de vos équipes à distance. Mais il n’y a vraiment aucune raison de l’être.

Grâce aux nombreux outils et applications qui facilitent le travail à distance, vous constaterez que la communication et la gestion sont aussi faciles que si votre équipe était au bureau avec vous. Qu’il s’agisse du partage de fichiers professionnels, d’interactions en face à face ou d’appels téléphoniques réguliers, il est possible de conserver les meilleurs aspects du travail au bureau en tant que travailleur à distance.

Que vous gériez une équipe à distance de 10 personnes ou une entreprise entière passant au travail à distance ou hybride, il existe un moyen de rendre votre bureau à domicile moins solitaire, tout en veillant à ce qu’il soit tout aussi productif.